MODELO DE SOLVENCIA DE PAGO DE CONDOMINIO


Caracas (u otra ciudad), XX del mes XXX del año 2XXX.

Señores

(A QUIEN VAYA DIRIGIDA LA SOLVENCIA DE PAGO DE CONDOMINIO)

Ciudad.-

SOLVENCIA DE PAGO DE CONDOMINIO Y DE PAGO DEL

 CONSUMO DE AGUA DE UN INMUEBLE

C O N S T A N C I A

     Por medio de la presente me dirijo a ustedes en la oportunidad de hacer que constar que al apartamento/local comercial/galpón/ depósito identificado con las letras/números: XXX-XXX, que se encuentra ubicado en el Conjunto residencial/Centro Comercial/Parque Industrial, piso: XXX, Sector: XX; y cuyo propietario(s) es(son): XXXXXXXXXXX (persona natural o jurídica), titular de la Cédula d Identidad/R.I.F.,  no les es atribuible ningún gasto común ni particular de este condominio, así como del servicio de suministro  de agua hecho por la empresa prestadora del mismo en esta localidad, HIDROCAPITAL (o la que corresponda a la jurisdicción donde se encuentra el inmueble) y nada debe al condominio por ningún concepto, encontrándose en consecuencia, al día  y SOLVENTE en todos sus pagos.

     Adjuntamos a la presente, copia del acta donde consta nuestra representación como miembros de la Junta de Condominio del Conjunto Residencial/Centro Comercial/Parque Industrial; así como el contrato con la empresa administradora (si la hubiere, advirtiendo al lector que a veces solicitan este requisito), así como la copia de la Cédula de Identidad de quien esto suscribe, y las copias de los recibos donde consta el Número de Información del Contrato (N.I.C.) con HIDROCAPITAL (u otra empresa)

     SOLVENCIA DE  PAGO DE CONDOMINIO Y DE  CONSUMO DE AGUA  que se expide a petición de parte interesada, en esta  ciudad capital, en esta misma fecha. Firma conforme con su contenido;

Presidente(a) de la Junta de Condominio

P.D.: Recomendamos agregar la siguiente: Esta solvencia no constituye un instrumento legalmente reconocido oponible a terceros para evadir cualquier reclamación judicial o extrajudicial de deudas de condominios o de otros servicios que pudieron quedar pendientes en gestiones de las Juntas de Condominios anterior a esta fecha, atribuibles al propietario, ni representa un reconocimiento expreso de quien la firma de condonación alguna de lo que pudiera aparecer como debido. Se expide con base a la información contable disponible para la fecha por la Junta de Condominio o la Administradora del condominio.

Modelo de Carta dirigida a la Ingeniería Municipal solicitando una Inspección ante negativa de un propietario por presunta filtración derivada de su apartamento


Caracas, 28 de diciembre de 2013.

Ciudadano(a)

XXXX YYYY

Director de Ingeniería

Departamento de Ingeniería

ALCALDÍA DE MUNICIPIO ______ DEL ESTADO _____.

Su despacho.

            Distinguido(a) Señor(a) XXXX YYYY:

            Al tiempo de saludarlo(a) cordialmente me dirijo a usted en la oportunidad de solicitarle de su despacho una inspección o experticia en la planta baja de las RESIDENCIAS 123456, ubicadas en la Calle _____ de la urbanización ______, Municipio _____ del Estado ____, en vista de que se observa un bote de aguas blancas que se presume proviene del apartamento PB-D, propiedad del señor ZZZ ZZZ, quien lo ha negado.

            Cabe destacar, que hace poco menos de dos (02) años se realizó en nuestras residencias una reparación  mayor de la placa de la planta baja en su entrada, por la acumulación de agua producto de las filtraciones de vieja data que aquejaban dicha área; razón suficiente  hoy de  gran preocupación de parte de la  comunidad de copropietarios, puesto que no queremos arriesgar ni perder la costosa inversión realizada en dichas obras.

            Le remitimos esta misiva de conformidad con lo establecido en el artículo 51 de la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela y en consecuencia, le señalamos la dirección y teléfono para su respuesta y coordinación de la inspección que aquí le solicito: Apartamento H-H, primer piso, Residencias 123456;  urbanización ____; Municipio ________ DEL Estado _____; Teléfono: 888.77.561, Señora  PPPPP de TTTTT, Presidenta de la Junta de Condominio.

            Asimismo, autorizo al ciudadano OOOO UUUU, titular de la Cédula de Identidad No. 10.0000-1111-A, para que presente ante es despacho la presente solicitud. Sin más a que referirme por los momentos, me suscribo de usted.

Atentamente,

PPPPP de TTTTT

Presidenta de la Junta de Condominio

Residencias 123456

C..I.: 04-6666-8888-Z.

 

 

P.D.: CON COPIA A LA ADMINISTRADORA A LA ADMINISTRADORA DEL INMUEBLE: ADMINISTRADORA INVERSIONES 2013, C.A.

MODELO DE HOJA DE CONTROL DE LOS INSUMOS O MATERIALES USADOS EN UN CONDOMINIO O COMUNIDAD INMOBILIARIA


 

REQUERIMIENTO DE INSUMOS DE LAS RESIDENCIAS XXXXXX

 

Producto/Presentación

Cantidad

Fecha solicitado

Fecha Próxima solicitud

Jabón ABC bolsa de 5Kg

02

05/12/2013

(fijarla calculando un 10% en existencia como margen de reserva y considerando los tiempos de entrega del insumo por parte del proveedor)

Galón de cloro

03

 

Galón de vinagre

02

 

Bicarbonato/Kilogramo

02

 

Ajax líquido/galón

02

 

Ajas en polvo/potes

03

 

Pañitos Balerina/pares

02

 

Guantes/pares medidas: 8 ½ y 9

02

 

Creolina/litro

03

 

Vensol/litro

02

 

Gasoil/galón

01

 

Estopa/Algodón/paquete

03

 

Pastillas desodorante “La Bruja”/Surtida

36

 

Coletos/Tres rayas

14

 

Máscara tapa boca/docena

02

 

Papel sanitario/paquete docena/Blanco

02

 

Limpotex/galón

02

 

Rollo x compactadora de basura

01

 

Lentes protectores/par

02

 

Kit primeros auxilios

02

 

Bolsas basura negra/Extra fuerte No. 14

300

 

Escobas con cabos de aluminio forrado

02

 

Linternas de mano/Eveready con pilas

02

 

Esponjas de doble uso

02

 

Limpia vidrio/galón

02

 

Aplicador/rociador limpia vidrio

02

 

Bombillos 50W/entorchados/Electrónicos

20

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Nota: Sugerimos que este cuadro se haga en Excel o se lleve mediante un programa administrativo de control de inventarios, de forma que se automatice el trabajo administrativo tano del control del gasto de cada producto, así como su programación para solicitarlo oportunamente, evitando quedar agotado el mismo. El Gerente de Operaciones; la Junta de Condominio o el Administrador, deben estar muy pendientes de los requerimientos de este tipo de productos. Evidentemente, que el mismo principio del control puede utilizarse para programar los mantenimientos preventivos y predictivos, considerando su impacto financiero dentro de la comunidad de copropietarios.

            En todo caso, consideramos nuestro deber ético, aportar una hoja sencilla para orientar a las Juntas de Condominios y de otras Comunidades Inmobiliarias para que aprendan a controlar sus gastos. Se pueden agregar otras columnas a la hoja como por ejemplo: gasto en bolívares  -caso Venezuela- (o la moneda de cada país); fecha cuando se recibe el producto; responsable en usarlo; nivel de consumo por mes o por semana; etcétera, todo según la creatividad de la persona que administrativamente lleva este tipo de control.

Revisado por: RAFAEL ÁNGEL VISO INGENUO el 28 de diciembre de 2013.

MODELO DEL TEXTO A PUBLICAR EN EL ANVERSO O CARA POSTERIOR DE UN RECIBDO DE CONDOMINIO Planilla de liquidación de gastos comunes) Venezuela (útil para Latinoamérica)


TEXTO PARA EL ANVERSO DE LA PLANILLA DE LIQUIDACIÓN DE GASTOS COMUNES DE UN CONDOMINIO

A continuación, queremos presentarles un modelo  del texto que sugerimos debe  aparecer en el anverso de la planilla de liquidación de los gastos comunes de un condominio, señalando por supuesto, que deberá concordarse con las disposiciones del documento de condominio del inmueble y su reglamento. Aquí queremos aportar una mera orientación para ponerlas en manos de los administradores inmobiliarios y Juntas de Condominios. Queda de parte de ustedes amigos lectores, agregar o suprimir los textos     que consideren.

 

“CONDICIONES GENERALES DE LA PLANILLA DE LIQUIDACIÓN DE GASTOS COMUNES DEL

CENTRO COMERCIAL XXXXXXXXXXXXXXX

1)                      Responsabilidad de todo propietario de un inmueble en propiedad horizontal: Deberá contribuir  con los gastos comunes entregando el importe señalado en su “planilla de liquidación” pasada por la Junta de Condominio, quien es el ente administrador del inmueble. Este facilitará las vías para percibir de manos de propietario su pago mensual correspondiente a su inmueble. Si hubiere gastos “no comunes” o “particulares” exclusivamente atribuibles al local del propietario, serán reflejados como tales y deberán pagarse junto a los gastos no comunes en el total señalado por la planilla de liquidación.

2)                      Oportunidad del pago y daños y perjuicios a pagar al condominio por mora del propietario: El pago deberá realizarse y notificarse a la Junta de Condominio o a quien ésta haya autorizado antes de la fecha de vencimiento indicada en la planilla de liquidación. Si se efectuase posterior a la esta fecha, o si habiéndose pagado antes de la fecha de vencimiento de la planilla pero notificado tardíamente a la Junta de Condominio o a la persona autorizada para recibir dicha notificación,  ésta imputará a la cuenta del propietario moroso en la planilla de liquidación del siguiente mes, la indemnización por daños y perjuicios que establece el artículo X.X del Documento de Condominio del Centro Comercial XXXXXXX. Los propietarios deberán pagar sus gastos dentro de los cinco primeros días siguientes al vencimiento de cada mes, tal y como lo indica dicho documento, o bien, antes de la fecha de vencimiento de la planilla, momento que ocurre los días ____ de cada mes, según lo decidido por la asamblea de propietarios.

3)                      Intereses de mora por pago retardado del Condominio: A los propietarios o arrendatarios que deban uno (01) o más meses de gastos comunes al Condominio o por concepto de cánones de arrendamientos, se les cobrará un interés de mora del doce por ciento (12%) anual sobre el total de su deuda de cada mes, según lo establecido en el artículo 1.746 del Código Civil Venezolano, dándose un tratamiento individual a cada factura en el cálculo de los intereses, según tiempo que cada una tenga vencida. La Junta de Condominio se reserva el derecho de presentarle al propietario moroso el cálculo de la corrección monetaria o su deuda indexada, de acuerdo a las estimaciones que haga y dicte para tales fines el Banco Central de Venezuela. Cuando se cobre la indexación no se podrá cobrar simultáneamente el interés legal antes señalado. Los intereses de mora  o la indexación monetaria cobrados por el Condominio ingresarán a su cuenta corriente recaudadora o al fondo de reserva según lo disponga la Junta de Condominio, representante legal de la comunidad de copropietarios.

 

4)                      Pago de alquileres de locales arrendados por el Condominio: Los arrendatarios igualmente deberán pagar sus cánones de arrendamiento en la oportunidad señalada en sus respectivos contratos, bien por mes adelantado o por mes vencido según sea el caso.

 

5)                      Lugar de la notificación del  pago de las planillas de liquidación de gastos comunes y de los cánones de arrendamiento de los locales del Condominio. La Junta de Condominio se tendrá  por notificada del pago de las obligaciones de los propietarios o arrendatarios de los locales en la siguiente dirección: Avenida XXXXXX, Edificio ZZZZZZZZ, Nivel HHHH, Oficina de Administración del Condominio, urbanización YYYYY, Municipio ________ del Estado _______; Venezuela.

 

La notificación del pago será válida siempre y cuando no medie ninguna causa posterior al mismo que lo invalide o haga írrito.

 

6)                      Penalidad por devolución de cheques: Cuando el deudor pague mediante cheque se considerará liberado de su obligación luego que éste se haga efectivo en la cuenta correspondiente (Cuenta Corriente Banco XXXXXX No.: 000-1111-22-3333333333) a favor de: Junta de Condominio XXXXXX. Si es devuelto por cualquiera de la causas que indicadas por la entidad bancaria, se le cargará a su cuenta el importe cobrado por el Banco, más cero coma cinco (0,5) Unidades Tributarias vigentes, como indemnización a la comunidad de propietarios del Centro Comercial XXXXXXX, por los trámites que su Junta de Condominio debe realizar en tales casos. Esta penalidad será depositada en  la cuenta corriente antes indicada.

7)                      Pago exacto de los montos debidos: “SIN EXCEPCIÓN”: La Junta de Condominio o quien esta autorice, sólo aceptará el pago EXACTO de la planilla de liquidación de gastos comunes o canon de arrendamiento.

8)                      Honorarios profesionales de abogados: SIN EXCEPCIÓN todo propietario o moroso con el Condominio del Centro Comercial XXXXXX, según sea el caso, cuya mora sea de tres (03) o más meses, deberá cancelar su deuda ante el despacho de abogados que haya designado la Junta de Condominio para recuperar los créditos a favor del Condominio. El deudor deberá pagarle a los abogados sus honorarios profesionales por su actuación profesional según lo establecido en el Reglamento de Honorarios Mínimos de Abogados, aprobado por el Consejo Superior de la Federación de Colegios de Abogados de Venezuela.

La Junta de Condominio del Centro Comercial XXXXXXX

MODELO DE PODER PARA DENUNCIAR A UNA ADMINISTRADORA ANTE EL INDEPABIS POR VIOLACIÓN DE LA LEY DE PROPIEDAD HORIZONTAL, EL DOCUMENTO DE CONDOMINIIO Y EL CÓDIGO CIVIL VENEZOLANO


Ciudadano

Notario Público

Su Despacho.

Yo, _____, de nacionalidad _______, mayor de edad, de este domicilio, y titular de la Cédula de Identidad número: _______, en mi condición de propietaria del apartamento: __, ubicado en el EDIFICIO _____,   inmueble situado en la calle: ______, en jurisdicción del Municipio __________, Área Metropolitana de ________,  carácter éste que deriva del documento de propiedad cuyo documento original  acompaño a este instrumento legal marcado con la letra “A;  pidiendo expresamente al ciudadano Notario Público que deje constancia en la nota de autenticación de este poder especial de haber tenido a la vista este documento, mediante el presente documento declaro que: otorgo PODER ESPECIAL, pero amplio y suficiente en cuanto en derecho se requiere al ciudadano RAFAEL ANGEL VISO INGENUO, quien es de nacionalidad venezolana, mayor de edad, también de este domicilio, abogado de profesión e inscrito en el Instituto de Previsión Social del Abogado bajo el número 40.236 y titular de la Cédula de Identidad número V-6.809.740, para que defienda y sostenga mis derechos e intereses que me corresponden como propietaria del inmueble antes identificado,  ante las autoridades judiciales (tribunales) o administrativas de la República, especialmente ante el Instituto para la Defensa y Protección en el Acceso a los Bienes y Servicios (INDEPABIS), en el caso de la denuncia que intentaré contra la sociedad mercantil ADMINISTRADORA __________, C.A. empresa titular del Registro de Información Fiscal (R.I.F.) No. J- _________ y domiciliada en la siguiente dirección:______________, por la violación que dicha empresa ha hecho de las disposiciones legales especiales tanto de la vigente Ley de Propiedad Horizontal, como del documento de condominio del Edificio ______, así como expresas normas de la Ley para la Defensa de las Personas en el Acceso a los Bienes y Servicios, así como por cualquier otro asunto relativo a su gestión como ente administrador del citado inmueble, en el ejercicio del contrato de  mandato (de administración); o por  sus obligaciones que  como mandataria están establecidas en el Código Civil Venezolano. En consecuencia, el apoderado aquí constituido queda facultado expresamente para: realizar y consignar la denuncia ante el órgano administrativo de protección al consumidor y al usuario, y desarrollar toda esa instancia administrativa ante las Salas de Conciliación y de Substanciación, así como someter al arbitraje del INDEPABIS la reclamación que se intentará. Igualmente, queda facultado el abogado apoderado para cualquier otro asunto judicial o extrajudicial donde estén inmersos mis derechos e intereses como copropietaria del EDIFICIO ______, antes identificado y por lo tanto podrá: a) intentar  y  contestar cualquier tipo de demandas civiles o mercantiles, sea cual sea la naturaleza del juicio en que se ventilen las cuestiones que importen a mi condición de propietaria (acciones  reivindicatorias o restitutorias; interdictos posesorios; cobro de bolívares por la vía ejecutiva o por intimación; oferta real de depósito y pago; acción de amparo constitucional, rendición de cuentas, juicios breves, o cualquier otro tipo de juicios en sede civil, mercantil o penal); b) oponer y contestar cuestiones previas, promover y evacuar pruebas; c) solicitar medidas cautelares, preventivas o ejecutivas; d) hacer oposición a cualquier medida que se practicare en contra de mi representada; e) solicitar citaciones o notificaciones; f) darse por citado o notificado en  mi nombre; g) absolver  posiciones juradas;  h) recibir cantidades de dinero y otorgar los correspondientes recibos o finiquitos, siempre a favor y a nombre de la comunidad de propietarios; nunca a título personal; i) seguir cualquier proceso  judicial en todas y en cada una de sus instancias e incidencias hasta su definitiva conclusión; j) realizar cualquier  actividad de autocomposición procesal: convenir, transigir, desistir y homologar judicialmente los acuerdos que pongan fin a las acciones judiciales intentadas por o contra la administradora antes señalada; k) representarme de la mejor manera posible en todos los actos, trámites y gestiones tanto en la fase de conciliación como en la fase de sustanciación, en el procedimiento establecido en sede administrativa en la Ley para la Defensa de las Personas en el Acceso de los Bienes y Servicios, antes citada, pudiendo mi apoderado que aquí constituyo, ejercer los recursos contenciosos administrativos contra las decisiones que tome el INDEPABIS; l) intentar las acciones  judiciales de nulidad contra los acuerdos de las asambleas de propietarios del EDIFICIO ______ realizadas en fecha: ________ o contra cualquiera otras que se realicen en el futuro, y en donde estén en juego mis derechos e intereses como copropietaria en dicho inmueble;  m) ejercer todos los recursos ordinarios y extraordinarios que sean procedentes, inclusive el de Casación y en fin, hacer la mejor defensa de mis derechos e intereses; pudiendo el apoderado aquí designado sustituir este Poder en cualquier otro abogado de su confianza reservándose siempre su ejercicio. Asimismo declaro que las facultades aquí enunciadas le son conferidas al abogado RAFAEL ANGEL VISO INGENUO, antes identificado, a título meramente enunciativo y no taxativo, sin que nadie pueda oponerle a mi apoderado ningún tipo de limitaciones ni restricciones en el ejercicio del presente poder. Así lo digo y firmo en la ciudad de _______ en la fecha de su autenticación correspondiente. Firmo conforme,

XXXXX ZZZZZ

MODELO DE CONTRATO DE TRABAJO ENTRE UN ASISTENTE ADMINISTRATIVO Y UNA JUNTA DE CONDOMINIO (Para Venezuela)


               Entre la Junta de Condominio del Edificio XXXXXX (ubicado en:__________); representada en este acto por su Presidente, ciudadano: ___________________________, quien es de nacionalidad venezolana; mayor de edad; de estado Civil: _______________________ y titular de la Cédula de Identidad No.: _________________________, cargo que fue electo por decisión de LA JUNTA reunida en fecha XXX del mes de XXX de 2013, anotada en des folio ___ al folio ___ en el Libro de Actas de LA JUNTA) y quien a los fines de este contrato se denominará en lo sucesivo “LA JUNTA”, por una parte y por la otra, el/la ciudadano(a) XXXXXXXXXX, quien es de nacionalidad venezolana; mayor de edad, domiciliada en_______; de estado civil _______ y titular de la Cédula de Identidad No. ___________, y quien en este contrato se llamará en lo adelante “EL/LA TRABAJADOR(A)”, se ha convenido en  suscribir el presente CONTRATO DE TRABAJO el cual se regirá por las siguientes cláusulas y condiciones, a saber:

PRIMERA: Del inicio de la relación laboral entre las partes; del lugar de la prestación de servicios;  del horario de trabajo y del salario de “EL/LA TRABAJADOR(A)” y su paquete laboral: Este contrato inicia su vigencia a partir del día lunes ocho (08) de julio de 2013 y “EL/LA TRABAJADOR(A)” prestará sus servicios en la sala de fiestas del edificio (cuya dirección se especificó anteriormente) donde está dispuesto un escritorio de trabajo, con equipos de computación e impresión que le facilitarán su labor diaria en el siguiente horario:  a) Horario regular: de 8:00 a.m. a 12:00 p.m. ; y b) Horario en temporada decembrina año 2013: de 8:00 a.m. a 12:00 m. y se laborará hasta el día miércoles 18 de diciembre de 2103.  Luego, de 10:00 a.m. a 1:00 p.m. el día 26/12/2013 (si así lo decidiese la Junta) y se reincorporará al horario regular el día  jueves 09 de enero de 2014.

               El salario o compensación mensual laboral que recibirá “EL/LA TRABAJADOR(A)” por el trabajo realizado será de TRES MIL QUINIENTOS BOLÍVARES (Bs. 3.500,00); y LA JUNTA podrá elevarlo a TRES MIL OCHOCIENTOS BOLÍVARES (Bs. 3.800,00) luego de transcurridos los primeros tres (03) meses de trabajo y siempre y cuando, la evaluación que haga LA JUNTA del desempeño de “EL/LA TRABAJADOR(A)”  en sus actividades, sea satisfactoria. Además, el paquete laboral que se le dará a “EL/LA TRABAJADOR(A)” es  el que se detalla en la siguiente tabla:

 

Utilidades Anuales

Equivalente a 15 días, con incidencia en las Prestaciones de Antigüedad, pagadero proporcional al tiempo de servicio.

 

Vacaciones

L.O.T. – 15 días hábiles el primer año y 1 día adicional por cada año de servicio hasta el tope de 15 días adicionales.

 

Bono Vacacional

7 días de salario el primer año y 1 día adicional por cada año hasta el tope de 21 días.

 

Prestación de Antigüedad

L.O.T. Artículo 108 (5 días de salario por mes).

Ley del Régimen Prestacional de Vivienda y Hábitat

Aporte del empleado (1 %) sobre el monto que corresponda aplicar.

Seguro Social Obligatorio

Aporte del empleado (4 %) sobre el monto que corresponda aplicar.

Ley de Régimen Prestacional de Empleo

Aporte del empleado (0,5 %) sobre el monto que corresponda aplicar.

 

SEGUNDA: De las funciones o actividades que realizará “EL/LA TRABAJADOR(A)”: Ésta se compromete a cumplir con las siguientes funciones distribuidas por áreas de trabajo:

I-                Facturación de los ingresos del Condominio:

1-                  Facturación del recibo Condominio:

  1. Elaboración de la relación de todos los gastos comunes del condominio.
  2. Elaboración de la relación de los gastos comunes que serán imputados en el recibo del condominio.
  3. Aplicación de los pagos de los propietarios de sus recibos de condominios en el sistema de Asesorías Pro Condominios, C.A, cuando corresponda.
  4. Selección de los gastos que se incluirán en el recibo de condominio.
  5. Impresión de los recibos mensuales de condominios

f. Archivo de los recibos de condominios originales en la carpeta de propietarios.

  1. Distribución de los “avisos de cobro” de los recibos de condominios entre los primeros cinco días continuos de cada mes, a cada propietario de locales comerciales.
  2. Impresión de la carta anexa al recibo de condominio que señala el total de ingresos del condominio; total de egresos y cuál es el total en bolívares  que se incluyen en el recibo de condominio al cobro.

“EL/LA TRABAJADOR(A)” realizará estas funciones cuando la asamblea de propietarios decida que LA JUNTA sea el ente administrador del edificio. Por ahora, serán realizadas por la administradora del inmueble en funciones.

II-                 Facturación de arrendamiento de áreas comunes:

1)                  Facturación de los arrendatarios de las áreas comunes: sala de fiestas; puestos de estacionamientos;  depósitos; área de la piscina;

Esta función implica:

  1. Impresión de las facturas de acuerdo a los cánones de arrendamiento vigente con IVA, de acuerdo a lo decidido por LA JUNTA. Archivo de los originales en los apartados de cada arrendatario o propietario, según sea el caso.
  2. Anulación de las facturas en caso de presentar errores por el motivo que fuese y reporte de tales anulaciones a la contadora o asesora financiera del condominio.

III-   Cobranza en el Condominio:

1)                  Cobranza de la facturación del condominio y de la facturación de arrendamiento de áreas comunes:  debe desarrollarse todos los días:

a)                   La cobranza  como tal se realizará todos los días en la oficina del Condominio; ahora bien, los días lunes y jueves de cada semana la asistente administrativo realizará las llamadas telefónicas; visitas a los propietarios morosos; avisos por el sistema de intercomunicador del edificio; envío de correos electrónicos y de texto según la base de datos de propietarios que se tenga disponible; entrega de las cartas (citaciones a los morosos) para exhortar y lograr el pago mediante los convenios de pago suscritos y aprobados por LA JUNTA. A esta actividad, “EL/LA TRABAJADOR(A)” le dedicará al menos dos (02) horas cada uno de estos días antes señalados.

IV-   “EL/LA TRABAJADOR(A)”  es responsable de relacionar su cobranza y de imprimir su reporte en el programa “Excel” y de enviarlo por internet al Sr. Rafael Ángel Viso Ingenuo, quien es el  coach contratado por LA JUNTA, y a ésta propiamente dicha.  Asimismo, deberá coordinar con la administradora del inmueble la búsqueda de los cheques, comprobantes de depósitos o de transferencias electrónicas  recogidos durante su labora de cobranza (dejando copia de los mismos en el archivo físico y digital de la oficina de condominio). El Sr.  Rafael Viso o LA JUNTA podrán indicarle a “EL/LA TRABAJADOR(A)” una cuenta donde podrá ordenar la realización de los depósitos bancarios a través del envío con un mensajero privado, con quien deberá coordinar esta actividad, debiendo además dejar constancia del contenido de los cheques dados al mensajero mediante una relación que éste debe firmar al recibir la valija.

V-       Control de pago de los Servicios Básicos del Inmueble, Pago IVSS, Pago BANAVIH, Pago INCES, SEMAT:

  1. Será responsabilidad de “EL/LA TRABAJADOR(A)” remitir a la administradora oportunamente, las facturas de los servicios básicos con que cuenta el inmueble para que ésta proceda a pagarlos. Sólo quedará a su responsabilidad ordenar el pago del teléfono de la conserjería, que se pagará con la caja chica del condominio, coordinando para ello la actividad con el mensajero que le indicará el Sr.  Rafael Viso. Asimismo, deberá realizar un reporte de pago de los servicios básicos remitirlo ante LA JUNTA y al Sr. Rafael Viso por correo electrónico. Cada uno de estos pagos deberán archivarse y en las carpetas que correspondan.

VI-   Elaboración y pago de la nómina de empleados del condominio:

1)      Nómina de empleados: Cuando sea LA JUNTA el ente administrador del edificio, “EL/LA TRABAJADOR(A)” elaborará la nómina de empleados del condominio, bajo la supervisión del Sr. Rafael Ángel Viso y la administradora financiera que asesore contablemente al condominio. Por ahora, esta actividad está bajo la responsabilidad directa de la administradora del inmueble, designada por la asamblea de propietarios.

2)      La preparación de la nómina de empleados del condominio debe contener una relación semanal presentada en una hoja en “Excel” con el resumen de las horas trabajadas y faltas de cada trabajador.  Esta actividad será contralada por “EL/LA TRABAJADOR(A)”, bajo la supervisión del Sr. Rafael Ángel Viso y se le remitirá con la firma de LA JUNTA a la empresa administradora del edificio para que ella prepare la nómina quincenalmente.

3)      La nómina en su conjunto y su control debe realizarse  dos días antes de los días 15 o 30; siempre recordando que será “EL/LA TRABAJADOR(A)” la única responsable de la calidad de la información suministrada, porque tendrá el contacto diario y directo con los trabajadores del condominio.

4)      La nómina debe realizarse en hojas en Excel o bien mediante el módulo de nómina del software de Asesorías Pro Condominios, C.A.  Deben imprimirse los recibos correspondientes y archivarse en la carpeta de cada trabajador, esto cuando sea LA JUNTA quien administre exclusivamente el inmueble; por ahora, seguirá siendo una actividad de la administradora designada por la asamblea de propietarios.

5)      Se deben elaborar los cheques correspondientes a la nómina, cuando ello corresponda, actividad de “EL/LA TRABAJADOR(A)”.

6)      Pago del Cesta Ticket: Cuando LA JUNTA sea el ente administrador del condominio, “EL/LA TRABAJADOR(A)” cumplirá esta función así: una vez realizada la relación del trabajo de cada empleado, se obtiene el total en bolívares que debe ser depositado en las tarjetas electrónicas de cada trabajador, a través Sodexho Pass o de la empresa que LA JUNTA decida contratar para entregar el vale de alimentación. Se le envía un correo electrónico a esta empresa para que cargue el monto a cada trabajador y luego emite su factura y hay que depositar el monto que señale en el Banco seleccionado como ente pagador.

VII- Relación con los empleados:

Todo lo concerniente a constancias de trabajo; adelanto del 75% de prestaciones sociales o cualquier solicitud de cualquier naturaleza que haga cualquier trabajador, amonestaciones, solicitud de préstamos, etcétera, será llevado por el responsable de la nómina, que a la fecha del 07 de julio de 2013, es la administradora del inmueble, sociedad mercantil “Administradora XXXX, C.A.”. Cuando LA JUNTA  sea el ente administrador del condominio, “EL/LA TRABAJADOR(A)” asumirá la función de control de todo lo concerniente al tema del manejo de la nómina del edificio.

VIII-                   Control del envío y recepción de la mensajería del Condominio:

El operador de la mensajería es el señor XXXXXXXXX. Toda la correspondencia que a él se le entregue debe ser anotada en un formato especialmente preparado para ello, y debe ser firmado por él al recibirla, como antes se señaló. “EL/LA TRABAJADOR(A)” cada vez que haga uso del servicio de mensajería, debe hacerle seguimiento a la misma, y programarla para evitar improvisaciones. Asimismo, debe hacer una relación de las resultas de las entregas del mensajero para medir su efectividad. También deberá hacer una relación de todas las diligencias realizadas semanalmente por el mensajero, a los fines de computar el costo del servicio y procurar su oportuno pago.

IX-    Caja Chica:

Su monto mensual de gasto asignado por LA JUNTA es de TRES MIL BOLÍVARES (Bs. 3.000,00) y todos los gastos que soporte deben estar justificados y soportados con facturas legales, para luego solicitar a LA JUNTA la reposición del nivel de gasto causado. “EL/LA TRABAJADOR(A)” será quien sea la responsable de llevar la caja chica, su custodia y su relación de facturas.

X-      Atención y pago de proveedores del Condominio:

1)                  Atención de proveedores: será responsabilidad de “EL/LA TRABAJADOR(A)” del condominio atender a todos sus proveedores. Ninguno de estos podrá realizar  trabajo alguno que no haya sido aprobado por LA JUNTA. Las visitas de los proveedores deberán ser coordinadas por “EL/LA TRABAJADOR(A)” y el Sr. Rafael Ángel Viso como coach del condominio. El protocolo de control de un proveedor es el siguiente: cuando llegue al edificio, éste deberá dirigirse primero a la oficina de administración para advertir su presencia; luego, “EL/LA TRABAJADOR(A)” dará su visto bueno para que realice sus tareas, las que deberán quedar registradas detalladamente en un formato que presente el proveedor, o en su defecto, en uno previamente preparado por “EL/LA TRABAJADOR(A)”. Al finalizar la visita y su actividad, el proveedor deberá indicarlo a  “EL/LA TRABAJADOR(A)” dejando su reporte escrito en original y copia. Adicionalmente,  cada proveedor deberá estar anotado en la agenda de teléfonos del condominio;  y a cada uno deberá hacérsele una carpeta donde consten sus datos de contactos (teléfonos celulares de emergencia; correos electrónicos; twitter; Facebook, etcétera); y muy importante, quedarán archivados los contratos originales vigentes firmados por LA JUNTA. En la carpeta contentiva del contrato de servicios del proveedor, deberá distinguirse con una etiqueta donde conste el nombre de la empresa; su RIF, Dirección fiscal y teléfono, así como la fecha de inicio y de expiración del contrato.

2)                  Recepción de facturas de los proveedores: en principio, esta actividad la realiza exclusivamente la administradora del inmueble. Se pueden recibir también en la oficina de condominio del edificio y se remitirán con acuse de recibo a la administradora. Cuando sea LA JUNTA el ente administrador del inmueble, se podrá recibir todos los días y se archivarán cronológicamente en una carpeta para su análisis, con supervisión del Sr. Rafael Viso. La recepción implica que debe colocársele un sello con la fecha, hora y quien recibe la factura por el condominio. “EL/LA TRABAJADOR(A)” deberá realizar una carpeta mensual donde consten todas las facturas ordenadas cronológicamente que soportan los gastos comunes causados en el condominio, que son los que luego se contendrán en el recibo de condominio que deberán pagar los señores propietarios de apartamentos.

3)                  La Junta será quien apruebe cada una de las facturas de gastos comunes del condominio; vale decir, el voto mayoritario de LA JUNTA que son dos de tres de sus miembros principales.  Los firmantes deberán colocar su cédula de identidad y fecha debajo de su firma, cuando aprueben las facturas, además del sello del condominio Residencias XXXXXX.

4)                  Pago de proveedores: se hará un día de  pago exclusivamente que será los días viernes de cada semana. Por lo que la asistente responsable deberá hacer un plan semanal de pago de proveedores para entregar a la Junta y al Sr. Rafael Viso (en su condición de coach supervisor) para lo cual debe previamente, consultar los saldos de las cuentas del condominio, dándole prioridad al pago a los servicios básicos y a la nómina del condominio, seguridad y servicios administrativos. No se pagarán facturas que no cumplan con las regulaciones del Seniat. Luego de elaborado el cheque, “EL/LA TRABAJADOR(A)” será quien los llamé por teléfonos para que   éstos acudan a la oficina de condominio a retirar sus pagos, todo ello cuando sea LA JUNTA la única responsable de la administración del edificio.

5)                  Elaboración de las retenciones del impuesto sobre la renta: “EL/LA TRABAJADOR(A)” encargada del pago de proveedores deberá elaborar las respectivas planillas o formatos de retención del ISLR, dárselas a cada proveedor y a la contadora del condominio y llevar la data que permita una relación detallada de cada retención que haga a cada proveedor, todo lo cual deberá constar en las carpetas de cada proveedor.

6)                  Solicitud de servicios de proveedores: LA JUNTA en principio tiene estas facultades, pero en virtud a la falta de un gerente de operaciones, será  el señor Rafael Ángel Viso (coach del condominio) quien podrá solicitar cualquier servicio con un proveedor, previo visto bueno de LA JUNTA.

XI-   Asesoría jurídica a LA JUNTA y toma de todas las decisiones por ésta: El abogado Rafael Ángel Viso Ingenuo (coach del condominio) es el único quien se encargará de la asesoría jurídica directa a la Junta y de llevar sus reuniones. Podrá hacerse asistir de “EL/LA TRABAJADOR(A)” contratada por LA JUNTA para realizar los asentamientos y minutas, de acuerdo a los formatos previamente elaborados que se archivarán en sendas carpetas: una de minutas y otras de agendas de reunión, para luego redactar el acta y asentarla en el Libro de Actas de la Junta de Condominio. Este  Libro quedará en poder del miembro principal que designe por mayoría de votos LA JUNTA.

XII-  Relación con la Licenciada asesora contable del condominio:

Toda la información contable del condominio que ella requiera del condominio para pagar el IVA, ISLR; o para hacer los cierres de cada mes, en fin, lo que necesita para su labor, será entregada y recibida por “EL/LA TRABAJADOR(A)”  con un formato debidamente preparado por la oficina de condominio. La asistente será la responsable de informar y acatar las recomendaciones inmediatas que la licenciada contadora o administradora financiera colegiada haga a la oficina de administración del condominio.

XIII-                   Trámites bancarios: “EL/LA TRABAJADOR(A)” no realizará ninguna actividad personal en las oficinas bancarias de la institución financiera con la cual se relacione comercialmente el condominio. Podrá realizar las consultas de saldo vía Internet y será responsabilidad de la Junta suministrar las claves electrónicas para poder hacer tales consultas de saldo. LA JUNTA podrá aprobar la extensión de responsabilidades y actividades bancarias vía Internet, a nombre de “EL/LA TRABAJADOR(A)”, siendo por parte de ésta la exclusiva responsabilidad jurídica en el ámbito civil o penal que pueda derivar de su  desempeño.

XIV-                   Atención de los propietarios del condominio: será por cuenta de la asistenta administrativa dar respuesta oportuna dentro de su campo de acción y decisión, de los requerimientos de los señores propietarios. En este sentido, deberá abrir a cada uno una carpeta donde conste una ficha con sus datos personales y copias de las cartas enviadas por ellos o hacia ellos por parte de LA JUNTA. El original de las cartas enviadas y recibidas por LA JUNTA deberá constar en una carpeta aparte con divisiones mes a mes para registrar todo la actividad anual.

XV-  Cualquier otra actividad administrativa le será señalada a “EL/LA TRABAJADOR(A)” a medida que se vaya realizando el trabajo de reordenamiento de la oficina de condominio del edificio RESIDENCIAS SIERRA NEVADA: Si las mismas desbordaren la capacidad laboral de “EL/LA TRABAJADOR(A)”, LA JUNTA considerará la contratación de otra asistente oportunamente; y hará la división del trabajo entre las asistentes, según recomendación del Sr. Rafael Ángel Viso (coach del condominio).

TECRERA: Cláusula de confidencialidad en el trabajo: En caso que “EL/LA TRABAJADOR(A)” decida renunciar y poner término a la relación laboral, se compromete a no revelar datos e información propia de los copropietarios y de LA JUNTA a ninguna tercera persona y bajo ninguna circunstancia. Toda la información que ella procese y conozca con motivo del cumplimiento de sus funciones son estrictamente confidencial; y cuando termine la relación laboral, se compromete a no iniciar ninguna otra relación laboral con cualquier de los proveedores de bienes y servicios del condómino, por un lapso de  cuatro (04) meses, contados a partir de la fecha de su renuncia o retiro, por la causa que fuere. La violación de esta cláusula dará lugar a que LA JUNTA  le exija a “EL/LA TRABAJADOR(A)” el pago de una indemnización por concepto de daños y perjuicios equivalentes a VEINTE MIL BOLÍVARES EXACTOS (Bs. 20.000,00); siendo la excepción, el acuerdo que entre las partes exista para que “EL/LA TRABAJADOR(A)” se relacione laboralmente con alguno de los proveedores del condominio luego de poner fin a su relación laboral.

CUARTA: Resolución de conflictos entre las partes: En caso que surgieren conflictos laborales entre las partes, sea cuales sean o por la interpretación de las normas de este contrato, ambas se comprometen en resolverlas mediante el arbitraje laboral, con la homologación que le imparta el juez del trabajo competente.

QUINTA: Aportes adicionales de LA JUNTA  a “EL/LA TRABAJADOR(A)” para el mejor cumplimiento de su  trabajo: LA JUNTA  se compromete a pagarle a “EL/LA TRABAJADOR(A)” el monto correspondiente al costo de su transporte  ida y vuelta, desde el lugar de su residencia al lugar de trabajo. Asimismo, se compromete a pagarle el costo de una tarjeta para telefonía celular, de ochenta bolívares (Bs. 80,00) para cualquier llamada extraordinaria que “EL/LA TRABAJADOR(A)” deba realizar para coordinar cualquier actividad, tanto con LA JUNTA  como con cualquier proveedor del condominio, más allá de sus horas laborales, fuera de su lugar de trabajo, donde tiene acceso al servicio telefónico del condominio

SEXTA: Otros compromisos de “EL/LA TRABAJADOR(A)”: Ésta se compromete a no realizar llamadas telefónicas personales, sea cual sea el destino, en horas laborales, salvo que sean de estricto carácter de emergencia; y también, asume el compromiso de no utilizar el servicio de internet para asuntos personales en su horario de trabajo. Sólo podrá utilizarlo como herramienta de trabajo que le facilite cumplir con las funciones aquí señaladas.

SÉPTIMA: Realización de los exámenes médicos de “EL/LA TRABAJADOR(A)” y su ruta laboral: “EL/LA TRABAJADOR(A)”  se compromete a realizarse los exámenes médicos de rigor legal al inicio de su relación laboral, así como antes y luego de disfrutadas sus vacaciones, tal y como lo establece la Ley Orgánica de Procedimientos y Condiciones del Medio Ambiente del Trabajo (LOPCYMAT). El costo de estos exámenes médicos serán por cuenta de LA JUNTA en su carácter de representante del patrono de “EL/LA TRABAJADOR(A)”. Igualmente, informará por escrito al iniciar su relación laboral, la ruta que diariamente utiliza para llegar a su lugar de trabajo desde su  residencia; y la usada al salir de su trabajo para llegar a su casa.

OCTAVA: Direcciones y notificaciones entre las partes: Para todos los efectos del presente contrato, las partes declaran como domicilio especial a la ciudad de Caracas, a cuya jurisdicción de sus tribunales acuerdan en someterse, en caso de que sea necesario la ejecución forzosa del laudo arbitral dictado conforme a las reglas del arbitraje independiente que las partes arriba han pactado. A los efectos de cualquier notificación, las partes señalan como sus direcciones las siguientes: LA JUNTA: Oficina de administración del condominio del EDIFICIO XXXXXXX, en la dirección antes señalada para el inmueble, siendo su teléfono: __________. “EL/LA TRABAJADOR(A)”: _________________________. Cualquier  notificación  o comunicación escrita que una de las partes le haga a la otra, se considerará recibida, más no aceptada, a las veinte y cuatro (24) horas siguientes a la hora en que conste la consignación en las direcciones respectivas antes nombradas. NOVENA: Ineficacia y nulidad de pactos anteriores al presente: Este contrato contiene todas las  estipulaciones   acordadas   entre   las  partes,  no  teniendo  validez o eficacia cualquier acuerdo o convenio distinto al contemplado por este instrumento. Se hacen dos (02)  ejemplares a un mismo tenor y efecto, en la ciudad de Caracas, al día siete (07) de julio de dos mil trece (2013).  Firman conformes con su contenido,

Por LA JUNTA; su Presidente,                                                   

XXXXXXXXXXXX

“EL/LA TRABAJADOR(A)”,

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